Doanh Nghiệp Đang Lãng Phí Diện Tích Văn Phòng Ở Đâu?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng văn phòng của mình đã quá chật.

Khi nhân sự tăng lên, cần mở rộng lớp đào tạo hoặc tổ chức nhiều hoạt động nội bộ hơn, giải pháp đầu tiên thường được nghĩ tới là thuê thêm mặt bằng hoặc chuyển sang văn phòng lớn hơn.

Tuy nhiên, trong quá trình khảo sát thực tế, Hanvika nhận thấy một thực tế khá phổ biến: nhiều doanh nghiệp không thực sự thiếu diện tích, mà đang khai thác chưa hiệu quả diện tích hiện có.

Một doanh nghiệp đào tạo tại Hà Nội từng liên hệ với mong muốn mở rộng mặt bằng vì cho rằng không gian hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành.

Nhưng sau khi khảo sát hiện trạng, vấn đề không nằm ở số mét vuông văn phòng.

Nguyên nhân đến từ cách tổ chức không gian và hệ thống nội thất đang sử dụng.

Cùng một diện tích, nhưng với cách bố trí phù hợp hơn và giải pháp nội thất linh hoạt hơn, khả năng khai thác không gian có thể được cải thiện đáng kể mà không cần thuê thêm mặt bằng.

Vậy doanh nghiệp đang lãng phí diện tích văn phòng ở đâu?

Lãng phí số 1: Thiết kế không gian cho nhu cầu tối đa thay vì nhu cầu thực tế

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhưng ít được nhận ra.

Khi thiết kế văn phòng hoặc trung tâm đào tạo, nhiều doanh nghiệp thường xây dựng không gian dựa trên kịch bản đông nhất.

Ví dụ, một lớp học được thiết kế cho 40 học viên.

Tuy nhiên trong thực tế:

• Phần lớn thời gian chỉ có khoảng 20–25 học viên tham gia.
• Chỉ một vài buổi đặc biệt mới sử dụng hết công suất.

Điều đó đồng nghĩa với việc hàng chục mét vuông diện tích đang phải duy trì để phục vụ cho một nhu cầu chỉ xuất hiện trong thời gian ngắn.

Nói cách khác, doanh nghiệp đang trả chi phí cho toàn bộ diện tích nhưng không khai thác hết giá trị của nó.

Đây là lý do vì sao các mô hình không gian hiện đại ngày càng ưu tiên nội thất linh hoạt.

Thay vì duy trì một bố cục cố định quanh năm, doanh nghiệp có thể:

• Mở rộng không gian khi cần tổ chức lớp học đông người.
• Thu gọn khi quy mô sử dụng nhỏ hơn.
• Điều chỉnh nhanh theo từng hoạt động khác nhau.

Không gian được thiết kế để thích ứng với nhu cầu thực tế luôn mang lại hiệu quả sử dụng cao hơn không gian được thiết kế cho những tình huống hiếm khi xảy ra.

Lãng phí số 2: Bàn ghế cố định đang khóa cứng công năng của mặt bằng

Nhiều người cho rằng bàn ghế chỉ đơn giản là công cụ phục vụ công việc.

Nhưng dưới góc nhìn thiết kế không gian, nội thất chính là yếu tố quyết định khả năng khai thác diện tích.

Một mặt bằng văn phòng chỉ thực sự có giá trị khi nó có thể phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau.

Tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống bàn ghế cố định, toàn bộ công năng của không gian gần như bị khóa cứng.

Khi đó:

• Khu đào tạo chỉ có thể dùng để đào tạo.
• Khu họp chỉ có thể dùng để họp.
• Khu làm việc nhóm chỉ có thể dùng để làm việc nhóm.

Mỗi hoạt động mới phát sinh lại yêu cầu một khu vực riêng biệt.

Theo thời gian, doanh nghiệp phải dành thêm diện tích cho từng chức năng mới dù tổng diện tích mặt bằng không thay đổi.

Đây mới là dạng lãng phí lớn nhất.

Không phải vì diện tích bị bỏ trống.

Mà vì diện tích không thể tạo ra thêm giá trị.

Trong nhiều dự án Hanvika triển khai, việc thay đổi từ nội thất cố định sang các giải pháp bàn gấp, bàn đào tạo linh hoạt hoặc nội thất dễ di chuyển giúp một không gian có thể chuyển đổi công năng chỉ trong vài phút.

Đó là cách tăng hiệu suất sử dụng diện tích mà không cần mở rộng mặt bằng.

Lãng phí số 3: Không gian đào tạo có chi phí đầu tư cao nhưng hiệu suất khai thác thấp

Phòng đào tạo là một trong những khu vực có chi phí đầu tư lớn trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải đầu tư:

• Diện tích.
• Nội thất.
• Thiết bị trình chiếu.
• Hệ thống âm thanh.
• Hệ thống điện và mạng.

Tuy nhiên, nhiều phòng đào tạo chỉ được sử dụng vài buổi mỗi tuần.

Trong phần lớn thời gian còn lại, toàn bộ không gian gần như không tạo ra giá trị.

Vấn đề không nằm ở việc phòng đào tạo có cần thiết hay không.

Ngược lại, đào tạo là hoạt động quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Vấn đề nằm ở cách không gian đó được thiết kế.

Nếu phòng đào tạo chỉ phục vụ duy nhất một mục đích, doanh nghiệp đang phải dành một phần diện tích đáng kể cho một khu vực có hiệu suất khai thác thấp.

Một không gian đào tạo được thiết kế tốt nên có khả năng chuyển đổi linh hoạt giữa nhiều công năng:

• Đào tạo nội bộ.
• Workshop.
• Thuyết trình.
• Họp nhóm.
• Sinh hoạt tập thể.
• Sự kiện nội bộ.

Khi đó, cùng một diện tích nhưng giá trị sử dụng được nhân lên đáng kể.

Lãng phí số 4: Nội thất cồng kềnh làm giảm khả năng thích ứng của văn phòng

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi mở rộng quy mô hoạt động dù văn phòng vẫn còn diện tích.

Nguyên nhân không đến từ mặt bằng.

Mà đến từ hệ thống nội thất.

Các loại bàn ghế cồng kềnh, khó di chuyển hoặc bố trí theo kiểu cố định khiến văn phòng mất đi khả năng thích ứng.

Khi doanh nghiệp cần:

• Tăng số lượng nhân sự.
• Tổ chức đào tạo.
• Tái cấu trúc phòng ban.
• Thay đổi mô hình làm việc.

Việc điều chỉnh không gian trở nên phức tạp và tốn kém.

Kết quả là doanh nghiệp bị giới hạn bởi chính hệ thống nội thất của mình.

Một văn phòng hiệu quả không nhất thiết phải có diện tích lớn.

Điều quan trọng hơn là khả năng thay đổi để phù hợp với nhu cầu sử dụng ở từng thời điểm.

Đó cũng là lý do các doanh nghiệp hiện đại ngày càng quan tâm tới những giải pháp nội thất linh hoạt, dễ di chuyển và dễ tái cấu trúc không gian.

Chi phí lớn nhất của việc lãng phí diện tích không phải tiền thuê mặt bằng

Khi nhắc đến lãng phí diện tích, nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ tới chi phí thuê văn phòng.

Nhưng trên thực tế, đây chưa phải khoản tổn thất lớn nhất.

Chi phí lớn hơn nằm ở những cơ hội bị bỏ lỡ.

Một văn phòng khai thác không hiệu quả sẽ khiến doanh nghiệp:

• Khó mở rộng quy mô nhân sự.
• Khó triển khai các hoạt động đào tạo.
• Khó tổ chức sự kiện nội bộ.
• Khó thích ứng với sự thay đổi trong tương lai.

Nói cách khác, doanh nghiệp đang trả tiền cho 100% diện tích nhưng chỉ khai thác được một phần giá trị thực tế của mặt bằng.

Nếu một không gian có thể phục vụ nhiều công năng hơn, linh hoạt hơn và thích ứng nhanh hơn, giá trị tạo ra trên mỗi mét vuông sẽ cao hơn rất nhiều.

Đó mới là thước đo quan trọng của một văn phòng hiện đại.

Văn phòng của bạn đang khai thác được bao nhiêu phần trăm giá trị thực sự của diện tích hiện có?

Tối ưu không gian không phải lúc nào cũng bắt đầu bằng việc thuê thêm mặt bằng.

Trong nhiều trường hợp, giải pháp nằm ở cách tổ chức không gian và lựa chọn nội thất phù hợp.

Với kinh nghiệm tư vấn và triển khai nhiều dự án không gian đào tạo, văn phòng và trung tâm giáo dục, Hanvika đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc khảo sát hiện trạng, đề xuất phương án bố trí mặt bằng và lựa chọn giải pháp nội thất linh hoạt nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng trên từng mét vuông.

Trước khi quyết định mở rộng diện tích, hãy đánh giá lại cách văn phòng của bạn đang được khai thác.

Đôi khi, điều doanh nghiệp cần không phải là một mặt bằng lớn hơn, mà là một không gian được thiết kế thông minh hơn.

Hanvika — Chuyên tư vấn và thiết lập không gian vận hành chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm thông tin về Hanvika qua các nền tảng dưới đây:

Website: Hanvika

Youtube: hanvika

Facebook: hanvika