90% doanh nghiệp đang lãng phí hàng chục triệu khi setup văn phòng – chỉ vì 1 sai lầm rất ‘hợp lý’: đếm đầu người để mua bàn. Nghe qua thì hợp lý, nhưng thực tế, cách này thường dẫn đến văn phòng chật, bí bách, giảm hiệu suất làm việc; hoặc dư thừa nội thất, lãng phí hàng triệu đồng chi phí đầu tư ban đầu.

Thực tế, xác định số lượng bàn ngồi không chỉ là người đếm đơn thuần, mà là bài toán tối ưu hóa không gian và mô hình vận hành. Vậy làm thế nào để tính toán chuẩn xác cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Hanvika giải mã công thức ngay dưới đây.

Tư duy đúng: Nội thất là hệ thống, không phải đồ rời

Trước khi gọi nhà cung cấp, hãy thay đổi tư duy từ “mua đồ nội thất” sang “thiết kế hệ thống làm việc”. Số lượng bàn ghế lý tưởng theo công thức:

Số lượng bàn ghế = (Nhân sự thực tế × Hệ số sử dụng) + Dự phòng tăng trưởng

Lưu ý tần suất có mặt (toàn thời gian hay lai) và mở rộng mục tiêu trong 6–12 tháng để tránh việc mua xong phải thanh lý vì thiếu dung lượng.

Case thực tế: Doanh nghiệp đang “đốt tiền” vì mua thừa bàn ghế

Một công ty quy mô 30 nhân sự tìm đến Hanvika để setup văn phòng mới.

• Tổng nhân sự: 30 người
• Mô hình làm việc: Hybrid (chỉ ~70% có mặt mỗi ngày)
• Kế hoạch tuyển thêm: 5 người trong 6 tháng
• Giá trung bình 1 bộ bàn ghế: 3.500.000 VNĐ

Sai lầm phổ biến mà 90% doanh nghiệp mắc phải:

👉 “Có 30 người → mua 30 bộ bàn ghế”

Chi phí:
→ 30 × 3.500.000 = 105.000.000 VNĐ

Nghe có vẻ hợp lý.
Nhưng thực tế là: không bao giờ có đủ 30 người ngồi cùng lúc.

Cách tính đúng (theo thực tế vận hành):

👉 Số bàn cần thiết: (30 × 0.7) + 5 = 26 bàn

Kết quả chi phí thực tế chỉ cần:
→ 26 × 3.500.000 = 91.000.000 VNĐ

Sự khác biệt:

❌ Nếu làm theo cảm tính: mất 105 triệu
✅ Nếu tính đúng: chỉ cần 91 triệu

👉 Lãng phí ngay: 14.000.000 VNĐ

Và đây mới là phần “đau” nhất: 14 triệu chỉ là chi phí mua bàn ghế.

Bạn còn đang trả tiền cho:

• Diện tích văn phòng dư thừa mỗi tháng
• Điện, điều hòa, vận hành cho không gian không sử dụng
• Một văn phòng chật chội hơn mức cần thiết (vì bố trí sai)

Doanh nghiệp không thiếu tiền vì mua đắt. Doanh nghiệp mất tiền vì mua… thừa.

Bước 1: Xác định tính năng thực tế có thể sử dụng (Usable Area)

Cách phân chia diện tích văn phòng hợp lý

Đừng dùng toàn bộ diện tích mặt sàn để đặt bàn làm việc.
Một văn phòng hiệu quả cần được phân bổ theo 3 lớp không gian:

• 20–30% → Lối đi & giao thông (walkway)

• 10–20% → Khu chức năng chung (pantry, phòng họp, khu tiếp khách…)

• 50–70% → Khu làm việc (workstation)

Quy chuẩn diện tích trên mỗi nhân sự

Tùy theo cách bố trí, diện tích trung bình/nhân sự sẽ khác nhau:

• Văn phòng truyền thống:
  → 4 – 6 m² / người
  (bàn đơn, không gian tách biệt, ít tối ưu)

• Văn phòng tối ưu (Modern Office):
  → 2.5 – 4 m² / người
  (bàn cụm, không gian mở, tối ưu layout)

Không phải cứ giảm diện tích là tiết kiệm. Tối ưu đúng giúp giảm chi phí mà vẫn tăng hiệu suất làm việc.

Bước 2: Chọn loại bàn – “Chìa khóa” tiết kiệm diện tích văn phòng

Mật độ sử dụng theo từng loại bàn làm việc (trên 10 m²)

• Bàn đơn: chiếm nhiều diện tích → phù hợp vị trí cần riêng tư

• Bàn cụm: tối ưu diện tích hơn → phù hợp team làm việc chung

• Bàn linh hoạt: tối đa công suất → phù hợp mô hình hybrid

Chỉ cần thay đổi loại bàn, doanh nghiệp có thể tăng gấp đôi số chỗ ngồi trên cùng một diện tích — mà không cần thuê thêm mặt bằng

Bước 3: Xác định theo mô hình làm việc: Tính theo “tần suất sử dụng”, không phải “chỗ ngồi cố định”

Sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là:

Mỗi nhân sự = 1 bàn làm việc cố định

Nhưng thực tế, số người có mặt cùng lúc mới là yếu tố quyết định.

2 mô hình phổ biến:

1. Văn phòng truyền thống (Full-time onsite):

• Nhân sự có mặt gần như 100%
  → 1 người = 1 bàn
  → Hệ số sử dụng: 1.0

👉 Phù hợp với:

• Hành chính, kế toán, vận hành trực tiếp

2. Văn phòng Hybrid (linh hoạt):

• Chỉ khoảng 70–80% nhân sự có mặt cùng lúc
  → Không cần bố trí đủ bàn cho 100% nhân sự

👉 Có thể:

• Giảm 20–30% số lượng bàn ghế

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

• Giảm áp lực diện tích văn phòng

Văn phòng không cần đủ chỗ cho tất cả mọi người, chỉ cần đủ chỗ cho những người có mặt cùng lúc.

Bước 4: Phân bổ theo chức năng để tránh lãng phí “ngầm”

Không phải vị trí nào cũng cần cùng một loại bàn.
Phân bổ đúng giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc.

1. Nhân viên:

• Sử dụng bàn tiêu chuẩn hoặc bàn cụm

• Ưu tiên tối ưu diện tích, dễ mở rộng

• Hạn chế bàn quá lớn hoặc thiết kế dư thừa

👉 Mục tiêu: tối đa hiệu suất trên mỗi m²

2. Nhóm trưởng / Trưởng bộ phận:

• Bố trí gần team để dễ quản lý và trao đổi

• Có thể dùng bàn lớn hơn một chút hoặc bàn chữ L (nếu cần xử lý nhiều tài liệu)

• Không cần không gian quá tách biệt

👉 Mục tiêu: cân bằng giữa quản lý và tiết kiệm diện tích

3. Giám đốc / Quản lý cấp cao:

• Bàn riêng, không gian độc lập hơn

• Thiết kế chuyên nghiệp, thể hiện hình ảnh doanh nghiệp

• Tuy nhiên vẫn cần cân đối tổng thể diện tích, tránh chiếm quá nhiều không gian

👉 Mục tiêu: thể hiện vị thế nhưng không lãng phí tài nguyên

Lãng phí không nằm ở việc mua đắt mà nằm ở việc phân bổ sai cho từng vị trí.

Bước 5: Đừng quên “nhân vật chính” – Chiếc ghế văn phòng

Thiết kế văn phòng hiện đại không chỉ dừng lại ở việc bố trí bàn ghế hay chia phòng chức năng.
Phần lớn doanh nghiệp đang bỏ qua một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc mỗi ngày: chiếc ghế nhân viên sử dụng 6–8 tiếng/ngày.

Một chiếc ghế không phù hợp có thể dẫn đến:

• Đau lưng, mỏi cổ, giảm tập trung

• Hiệu suất làm việc suy giảm theo thời gian

• Chi phí “vô hình” về sức khỏe và năng suất

Thay vì coi ghế là hạng mục phụ, các doanh nghiệp hiện nay bắt đầu chuyển sang ghế công thái học (ergonomic) như một khoản đầu tư dài hạn.

Một mẫu tiêu biểu như HVK_18 được thiết kế với:

• Lưng lưới thoáng khí, giảm tích nhiệt khi ngồi lâu

• Hệ thống hỗ trợ cột sống, hạn chế áp lực vùng thắt lưng

• Khả năng điều chỉnh linh hoạt theo thể trạng người dùng\

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm vài triệu khi mua ghế rẻ nhưng sẽ trả giá bằng hiệu suất làm việc của nhân sự trong suốt nhiều năm.

Nếu bạn đang thiết kế hoặc tối ưu lại văn phòng, đừng chỉ tính số lượng bàn hãy bắt đầu từ trải nghiệm ngồi làm việc của nhân sự.

Kết luận

Xác định bàn làm việc là kết hợp số liệu và chiến lược linh hoạt, mang lại sự thoải mái, chuyên nghiệp và tiết kiệm.

Hãy để Hanvika đồng hành:

• Tư vấn bố cục miễn phí.
• Nội thất có thể gây nhầm lẫn.
• Tối ưu chi phí.

👉 Liên hệ Hanvika ngay hôm nay để được tư vấn thiết kế văn phòng miễn phí — và bắt đầu hành trình biến không gian làm việc thành lợi thế cạnh tranh thực sự của doanh nghiệp bạn.

Bạn tham khảo các thông tin từ các nền tảng khác của hanvika:

Website: Hanvika

Youtube: hanvika

Facebook: hanvika